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Le remboursement des frais relatifs au dessaisissement de biens et au retrait des activités

Version P​​DF​

​Les titulaires de charge publique peuvent se faire rembourser les frais juridiques, de comptabilité et administratifs raisonnables relatifs à la création, au maintien et à la fermeture des fiducies sans droit de regard, au transfert, à la conversion ou à la vente des biens, et au retrait des activités, afin de remplir leurs obligations prévues dans la Loi sur les conflits d’intérêts.

La présente directive dresse la liste des frais acceptables au sens de la Loi et établit le processus que doivent suivre les titulaires de charge publique pour faire une demande de remboursement. Veuillez consulter la fiche d’information portant sur les fiducies sans droit de regard​ pour des renseignements complémentaires.

​1. Frais acceptables au sens de la Loi sur les conflits d’intérêts

La Loi sur les conflits d’intérêts permet ce qui suit :

31.(1) Le commissaire peut ordonner le remboursement au titulaire de charge publique des frais d’administration suivants :

a) s’agissant du dessaisissement de biens :

(i) les frais juridiques et les frais de comptabilité et de transfe​​rt engagés pour établir ou mettre fin à la fiducie que le commissaire a jugée nécessaire,

Pour établir une fiducie : un montant total maximal de 3 000 $ pour l’ensemble des fournisseurs de services (fiduciaires, avocats, comptables, notaires, courtiers en placements), peu importe le nombre de fiducies nécessaires.
Pour mettre fin à une fiducie : un montant total maximal de 3 000 $ pour l’ensemble des fournisseurs de services (avocats, comptables, notaires, courtiers en placements), peu importe le nombre de fiducies établies.

(ii) les frais annuels, réels et raisonnables, engagés pour le maintien et l’administration ​​de la fiducie selon les tarifs établis par le commissaire,

Les frais comprennent les frais d’administration facturés par le fiduciaire, ainsi que les autres frais engagés pour la gestion de la fiducie, tels que pour la préparation de déclarations de revenus ou pour les honoraires d’un conseiller financier ou d’une société de gestion de placement, jusqu’à concurrence des taux annuels ci-des​​sous.

Lors de l’établissement d’une fiducie, on encourage le titulaire de charge publique à choisir l’une des méthodes suivantes pour la facturation des frais d’administration par son fiduciaire, soit :
  • Trimestrielle : 3/12 des frais d’administration annuels
  • Semestrielle : 6/12 des frais d’administration annuels
  • Annuelle : totalité des frais d’administration annuels

La méthode choisie s’appliquera pour la durée de la fiducie.

Les frais sont habituellement remboursés en fonction de la juste valeur marchande de chacune des fiducies à la fin de la période facturée et aux taux maximaux annuels suivants pour chacune de ces fiducies :
  • Juste valeur marchande totale de 35 000 $ ou moins : 500 $ annuellement
  • Juste valeur marchande totale de plus de 35 000 $ :
    • 1,5 % sur les premiers 500 000 $
    • 1,25 % sur les 500 000 $ suivants
    • 1 % sur le million de dollars suivant
    • 0,75 % sur le million de dollars suivant
    • 0,5 % sur les deux millions de dollars suivants
    • 0,25 % sur le reste du montant dépassant 5 000 000 $

Seuls les frais d’administration reliés directement à une fiducie jugée nécessaire par le commissaire seront considérés comme admissibles aux fins de remboursement.

Lorsque le titulaire de charge publique établit plus d’une fiducie, le fiduciaire doit établir sa facturation de façon à démontrer clairement et distinctement les frais d’administration pour chacune des fiducies ET la juste valeur marchande de chacune des fiducies à la fin de la période couverte par la facture.
Le paragraphe 31(1) de la Loi sur les conflits d’intérêts stipule que « Le commissaire peut ordonner le remboursement au titulaire de charge publique des frais d’administration […] ». Il revient donc au titulaire de charge publique de s’acquitter du paiement de la facture du fiduciaire.
Lorsque les frais d’administration facturés par un fiduciaire couvrent une période de moins de 12 mois, le remboursement est calculé au prorata du nombre de mois visés par la facture.
Les frais d’administration pour le mois au cours duquel la fiducie est établie sont calculés à partir de la date de l’établissement de la fiducie jusqu’à la fin de ce mois. 
Les frais d’administration facturés par le fiduciaire qui sont fondés sur un taux horaire feront l’objet d’une ordonnance de remboursement, quel que soit ce taux, à condition que le total des frais d’administration demandés ne dépasse pas le montant total admissible qui est calculé selon les taux mentionnés ci-dessus. 
Lorsqu’un titulaire de charge publique quitte ses fonctions, les frais d’administration sont normalement remboursés pour une période minimale suivant la date de cessation d’emploi ou la date à laquelle le commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique avise le titulaire de charge publique que la fiducie peut être dissoute, selon la plus tardive des deux dates.    

(iii) les commissions pour le transfert, la conversion ou la vente des biens que​​ le commissaire a jugé nécessaire,

Les frais de commission normalement engagés pour le dessaisissement des biens contrôlés que le commissaire a jugé nécessaire sont admissibles aux fins de remboursement.

(iv) les frais relatifs aux autres services financiers, juridiques ou comp​tables nécessaires en raison de la complexité des arrangements,

Il faut obtenir l’autorisation préalable du commissaire.

(v) les commissions afférentes au transfert, à la conversion ou à​ la vente de biens lorsque la Loi de l’impôt sur le revenu ne prévoit aucune déduction fiscale;

Les frais de commission normalement engagés pour le dessaisissement des biens contrôlés que le commissaire a jugé nécessaire sont admissibles aux fins de remboursement. Ces frais sont habituellement engagés lorsque les biens qui font l’objet du dessaisissement proviennent d’un régime enregistré d’épargne-retraite.

b) s’agissant du retrait des activités, les frais engagés pour faire rayer le nom du titulaire des registres fédéraux et provinciaux des sociétés.

Un montant total maximal de 900 $ pour tous les fournisseurs de services (avocats, comptables, notaires) est admissible aux fins de remboursement.

31.(2) Ne peuvent être remboursés, au titre du paragraphe (1), les frais suivants :

a) les frais d’exploitation quotidiens d’une entreprise ou d’une entité commerciale;
b) les frais relatifs à la fermeture d’une entreprise;
c) le coût d’acquisition des biens autorisés achetés avec le produit de la vente d’autres biens;
d) le rajustement de l’impôt sur le revenu qui peut découler du remboursement des frais de fiducie.

2. Dem​andes et processus de remboursement

2.1 Le titulaire de charge publique est personnellement responsable de payer directement au fiduciaire ou aux autres fournisseurs de services les frais d’administration facturés.

2.2 Il revient au titulaire de charge publique de faire la demande de remboursement. Si le fiduciaire choisit d’envoyer la facture pour les frais d’administration directement au Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique, il suffit que le titulaire de charge publique envoie un courriel au Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique confirmant le montant réclamé ET la période couverte par la facture en question.

2.3 Les factures présentées au commissaire aux fins d’obtenir une ordonnance de remboursement des frais d’administration doivent contenir les renseignements suivants :

a) une ventilation détaillée des frais d’administration facturés pour chacune des fiducies, s’il y a lieu; 
b) en ce qui concerne les frais d’administration d’une fiducie tels que définis au sous-alinéa 31(1)a)(ii) de la Loi, la juste valeur marchande des biens de la fiducie à la fin de chaque période de remboursement. La demande de remboursement doit être accompagnée d’un état financier appuyant la juste valeur marchande. De plus, le taux de change en date de la fin de la période couverte par la demande de remboursement doit être fourni pour les placements en monnaie autre que canadienne.

2.4 Le commissaire déterminera le montant admissible aux fins de remboursement et en ordonnera le remboursement à l’administrateur général ou au dirigeant principal des finances de l’organisme ou du ministère actuel du titulaire de charge publique. Il revient donc à cet organisme ou ce ministère de traiter le remboursement. Une copie de l’ordonnance sera fournie au titulaire de charge publique, qui peut ensuite communiquer avec le service des finances de son organisme ou ministère pour obtenir le remboursement.


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