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Ce document a pour objet de fournir des renseignements généraux sur vos obligations en vertu de la Loi sur les conflits d'intérêts, indique les frais d'administration acceptables qui peuvent être remboursés aux termes de la Loi et décrit le processus que les titulaires de charge publique doivent suivre pour demander un remboursement. Il doit être lu conjointement avec d'autres avis d'information pertinents, tels que ceux sur le dessaisissement et les fiducies sans droit de regard, la conformité à la Loi et les catégo​ries de biens. Pour tout conseil confidentiel propre à leur situation, les titulaires de charge publique peuvent communiquer avec le Commissariat au 613-995-0721 ou à info@cie.parl.gc.ca.

Sou​​rce : Article 31 de la Loi sur les conflits d'intérêts

1. Quels sont les​​​ frais remboursables selon la Loi sur les conflits d'intérêts? 

Le commissaire peut ordonner le remboursement de certains frais d’administration engagés pour établir, maintenir, administrer ou démanteler une fiducie sans droit de regard, lorsque le commissaire le juge nécessaire, ainsi que pour faire rayer son nom du registre d’une société afin de s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi.​

2. Les commissions sont​-elles admissibles au remboursement en cas de dessaisissement par la vente des biens? 

Les commissions pour transférer, convertir ou vendre des biens, lorsque le commissaire le juge nécessaire, sont admissibles à un remboursement. Il est toutefois important de noter que de telles commissions sont admissibles à un remboursement uniquement si la Loi de l'impôt sur le revenu ne prévoit aucune déduction fiscale.

Les demandes de remboursement soumises doivent être accompagnées d'une copie d'un relevé confirmant la vente qui énonce clairement les frais engagés ainsi que la confirmation, le cas échéant, que les commissions ne peuvent pas et ne seront pas assujetties à une déduction fiscale en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.

3. Quels so​nt les frais admissibles au remboursement en cas de dessaisissement par le dépôt des biens dans une fiducie sans droit de regard? 

Les frais juridiques, comptables et administratifs raisonnables engagés pour établir, maintenir ou démanteler une fiducie sans droit de regard, lorsque le commissaire le juge nécessaire, sont admissibles au remboursement.

Les frais d'administration engagés pour établir ou démanteler une fiducie peuvent comprendre les honoraires de fiduciaire, d'avocate ou avocat, de comptable, de notaire, de courtière ou courtier en valeurs mobilières ou de conseillère ou conseiller en finances. Si le traitement des biens est complexe au point d'exiger des services financiers, juridiques ou comptables plus poussés, le commissaire peut envisager le remboursement de ces frais au cas par cas. L'approbation du commissaire doit être obtenue avant d'engager de tels frais. La demande de remboursement doit être accompagnée d'une copie de toute entente ou proposition de services.

La demande de remboursement doit également être accompagnée d'une copie de tout contrat ou instrument établissant la fiducie.

Les frais annuels relatifs au maintien et à l'administration de la fiducie, y compris les frais d'administration facturés par la ou le fiduciaire ainsi que les autres frais raisonnables engagés pour gérer la fiducie, comme ceux concernant la préparation de déclarations de revenus, l'obtention de conseils financiers ou le recours à une société de gestion de placement, peuvent aussi être remboursés. Seuls les coûts liés directement à la fiducie sont pris en compte dans le traitement d'une demande de remboursement de frais raisonnables.​

4. ​Comment les f​rais relatifs au dessaisissement de biens au moyen d'une fiducie sans droit de regard sont‑ils remboursés? 

Les frais remboursés par votre organisme ou votre ministère sont calculés en fonction de la juste valeur marchande de chaque fiducie à la fin de la période de facturation et au taux maximal annuel applicable à chaque fiducie. Le montant maximal est calculé avant les taxes applicables.​

​Exemple : Le 31 janvier 2023, la juste valeur marchande d’une fiducie à la fin de la période de facturation s’établit à 5 200 000 $. Le montant maximal annuel admissible au remboursement est calculé de la manière suivante :​

​Juste valeur marchande to​​tale	​Calcul	​Montant
​sur les premiers 500 000 $	2,00 % x 500 000 $	10 000 $
​​sur les 500 000 $ suivants	​1,50 % x 500 000 $	7 500 $
​​sur les 1 000 000 $ suivants	​1,25 % x 1 000 000 $	​12 500 $
​​sur les 1 000 000 $ suivants	1,00 % x 1 000 000 $	​10 000 $
​​sur les 2 000 000 $ suivants	​0,50 % x 2 000 000 $	​10 000 $
​​sur le reste du montant dépassant 5 000 000 $	​0,25 % x 200 000 $	​500 $
​Montant maximal admissible au remboursement (avant taxes)​​		50 500 $​

​Lorsque vous quittez vos fonctions, il se peut que les frais d’administration puissent être remboursés uniquement pour une période minimale après la date de cessation d’emploi ou la date à laquelle le commissaire vous avise que la fiducie peut être démantelée, la première des deux dates prévalant.​

5. ​Comment facturer les fr​ais d'administration relatifs au maintien et à l'administration d'une fiducie? 

Lors de l'établissement d'une fiducie sans droit de regard, il faut choisir l'une des trois méthodes suivantes pour la facturation des frais d'administration par le fiduciaire :

• Trimestrielle : 3/12 des frais d'administration annuels

• Semestrielle : 6/12 des frais d'administration annuels

• Annuelle : totalité des frais d'administration annuels

La méthode choisie s'applique pour la durée de la fiducie. Lorsque la demande de remboursement des frais d'administration couvre une période inférieure à 12 mois, le montant du remboursement est calculé au prorata du nombre de mois couverts.

Les frais d'administration pour le mois au cours duquel la fiducie est établie sont calculés à partir du premier jour de ce mois jusqu'à la fin de celui‑ci.​

Exemple : Le​​​s frais facturés par un fiduciaire concernent le dernier trimestre. Le montant maximal annuel qui est admissible au remboursement, selon la juste valeur marchande de la fiducie à la fin de la période de facturation, est de 4 140 $. On obtient donc le montant trimestriel admissible en faisant le calcul suivant : 3/12 x 4 140 $ = 1 035 $.​

6. ​Les dé​​​penses prépayées liées à l'administration d'une fiducie peuvent‑elles être remboursées? 

Les factures indiq​​uant les dépenses prépayées relatives à l’administration de la ou des fiducies ne sont prises en compte pour le remboursement qu’une fois que le commissaire a jugé que le travail visé par les dépenses prépayées est terminé.​

7. ​Quels frais relat​ifs au retrait d'activités interdites peuvent être remboursés? 

Si vous deve​​z quitter un poste d’administratrice ou administrateur ou de dirigeante ou dirigeant dans une société ou un organisme, les frais engagés pour faire rayer votre nom d’un registre fédéral ou provincial de sociétés peuvent être remboursés sur présentation des factures réglées. Ces frais peuvent comprendre des honoraires d’avocat, de comptable ou de notaire.​

8. ​Quels frais d'ad​ministration ne sont pas admissibles à un remboursement? 

Les frais d'administration suivants ne sont pas admissibles à un remboursement :

• les frais d'exploitation quotidiens d'une entreprise ou d'une entité commerciale;

• les frais relatifs à la fermeture d'une entreprise;

• le coût d'acquisition des biens autorisés achetés avec le produit de la vente d'autres biens;

• le rajustement de l'impôt sur le revenu qui peut découler du remboursement des frais de fiducie.

9. Quel ​est le processus pour demander un remboursement? 

Vous devez payer les frais d'administration facturés directement au fiduciaire ou à tout autre fournisseur de services avant de présenter une demande de remboursement au commissaire.

Vous êtes responsable de demander le remboursement directement au Commissariat, par courriel, par télécopieur ou par la poste :​

Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique
66, rue Slater, 22^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0A6
Courriel : finance@cie.parl.gc.ca
Téléphone : 613-995-0721
Télécopieur : 613-995-7308

Afin d'engager le processus de remboursement, le commissaire doit avoir reçu une demande officielle contenant la ou les factures ainsi qu'une preuve de paiement et confirmant la période couverte par la ou les factures.

Les factures présentées au commissaire aux fins d'obtenir une ordonnance de remboursement des frais d'administration doivent contenir les renseignements ci‑dessous :

• une ventilation détaillée des frais d'administration facturés pour chacune des fiducies, s'il y a lieu;

• ​en ce qui concerne les frais d'administration d'une fiducie tels que définis au sous-alinéa 31(1)a)(ii) de la Loi, le fiduciaire doit fournir ce qui suit :

• la juste valeur marchande des biens de la fiducie à la fin de chaque période de remboursement;

• un état financier appuyant la juste valeur marchande;

• le taux de change en date de la fin de la période couverte par la demande de remboursement pour les placements en monnaie autre que canadienne. Si le taux n'est pas fourni, le taux de change de la Banque du Canada sera appliqué.

Le commissaire détermine le montant admissible aux fins de remboursement et peut en ordonner le remboursement à l'administrateur général ou au dirigeant principal des finances de votre organisme ou de votre ministère actuel. Il revient donc à votre organisme ou à votre ministère de traiter le remboursement. Une copie de l'ordonnance vous sera fournie pour qu'elle puisse être transmise au service des finances de votre organisme ou de votre ministère aux fins de suivi et de remboursement.​