Les personnes visées et les témoins sont priés de préserver le caractère confidentiel des renseignements. Ils ont la responsabilité d'y veiller en s'abstenant de discuter avec quiconque du contenu de toute entrevue et de toute correspondance écrite, exception faite de leur conseiller juridique, le cas échéant.
Le commissaire ne commente habituellement pas les enquêtes. Conformément au Code, le commissaire ne peut commenter publiquement un examen préliminaire ou une enquête sauf pour confirmer qu'un examen préliminaire a pris fin ou décrire les raisons de ne pas procéder à une enquête lorsque la question se rapportant à cette dernière est déjà du domaine public.
Information à l’intention des personnes visées
Les personnes visées par une enquête en vertu de la Loi ou du Code des députés sont assurées de certains droits.
Étant donné que ni la Loi ni le Code des députés n'établissent de procédure pour la conduite des enquêtes, la commissaire a adopté un processus qui tient compte des obligations en matière de confidentialité, de l'intégrité du processus d'enquête et de l'équité en matière de procédure. Tant la Loi que le Code comportent des dispositions exigeant que la commissaire offre à la personne visée une occasion raisonnable de faire valoir ses arguments au cours de l'enquête.
La personne visée par l'enquête peut être représentée par un avocat ou peut choisir d'être appuyée ou représentée par une personne de son choix.
Processus
Lorsqu'une enquête est entreprise, le commissaire écrit à la personne visée pour lui expliquer le processus d'étude, lui indiquer les détails des contraventions présumées et lui fournir une copie de la demande d'enquête écrite, s'il y a lieu. En vertu du Code des députés, un examen préliminaire est requis afin de déterminer si la tenue d'une enquête est justifiée.
La personne visée et les témoins peuvent devoir produire de la preuve documentaire, se présenter à une entrevue ou répondre à des questions par téléphone ou par écrit.
Les personnes qui participent à une entrevue seront demandées de prêter serment. Les entrevues sont enregistrées et font l'objet de transcriptions.
Le commissaire réalise habituellement deux entrevues avec la personne visée par l'enquête : une au début de l'enquête et l'autre au terme du processus de recherche des faits. La personne visée a le droit de faire valoir ses arguments à la commissaire soit personnellement, soit par l'intermédiaire d'un conseiller juridique, et ce, en tout temps pendant le processus d'enquête.
Enfin, les parties du rapport dans lesquelles sont présentés les faits établis par la commissaire sont transmises à la personne visée et à son conseiller juridique, le cas échéant, pour examen avant que le rapport ne soit finalisé. Ils peuvent présenter leurs observations à la commissaire, qui en tiendra compte avant de terminer son rapport.
Information à l’intention du conseiller juridique
Les enquêtes en vertu de la Loi et du Code des députés diffèrent substantiellement des processus accusatoires associés aux instances civiles ou criminelles classiques.
Le processus d'enquête ne comporte pas d'audiences, mais plutôt des entrevues de recherche des faits avec la personne visée par l'enquête et des témoins. Le Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique a la responsabilité de recueillir certains des renseignements requis afin d'établir les faits qui sous-tendront l'analyse et les conclusions de la commissaire. La commissaire ne formule pas des conclusions sur le plan de la responsabilité civile ou criminelle; elle recueille plutôt des renseignements afin d'établir les faits pertinents qui lui permettront de déterminer si la personne visée par l'enquête a contrevenu à la Loi ou au Code des députés. Les rapports de la commissaire sont rendus publics. Aux termes du Code des députés, la commissaire est expressément tenue de formuler des recommandations dans ses rapports finaux.
Le Commissariat considère que le rôle du conseiller juridique est d'aider son client à faire valoir ses arguments et d'aider la commissaire à obtenir tous les faits pertinents dans les meilleurs délais.
Le conseiller juridique peut accompagner son client à ses entrevues, mais il ne peut assister aux entrevues des autres témoins ni les contre-interroger.
Afin de protéger l'intégrité du processus de recherche des faits, le conseiller juridique de la personne visée par une enquête ne peut aussi représenter un témoin dans la même enquête.
Le conseiller juridique peut faire valoir des arguments au cours des entrevues de son client; il peut aussi le faire par écrit au cours du processus d'enquête.